Krótka charakterystyka
Umowa wdrożeniowa reguluje proces stworzenia rozwiązania IT lub rzadziej dostosowania istniejącego już oprogramowania do wymagań i infrastruktury Zamawiającego. Najczęściej zawierana pomiędzy przedsiębiorcami.
Może występować zasadniczo jako:
- Umowa o dzieło (stworzenie lub/i implementacja rozwiązania IT) – metodyka Waterfall. Zakłada wykonanie oznaczonego dzieła za wynagrodzeniem. Jest to umowa rezultatu, a nie starannego działania. Pozycja Zamawiającego jest w tym modelu silniejsza.
- Umowa o świadczenie usług (wsparcie w stworzeniu/ wdrożeniu rozwiązania IT) – metodyka Agile. W tym modelu Wykonawca jest zobowiązany do wykonania jakiejś usługi, nie dzieła. Jest rozliczany za staranne działanie. Model korzystniejszy dla Wykonawcy.
- Umowa mieszana – zasadniczo umowa o dzieło z elementami zlecenia, dostawy itd. (np. wdrożenie z dodatkową usługą serwisu oprogramowania) – metodyka Wagile. W tym modelu możemy mieć więcej elementów metodyki Waterfall (precyzyjne określenie rezultatu) lub Agile (kiedy stateczny efekt nie jest możliwy do określenia z góry). Niekiedy może przybrać formę umowy ramowej, opisującej ogólne założenia współpracy – dookreślone w osobnej umowie.
Umowa w metodyce Waterfall
W standardowym modelu kaskadowym strony dzielą realizację projektu na sztywne etapy. Przejście z jednego do drugiego jest możliwe tylko po akceptacji poprzedniego przez Zamawiającego. Kolejne etapy pracy wyznacza:
- analiza przedwdrożeniowa
- projektowanie
- programowanie
- testowanie
- utrzymanie
Współpraca jest sformalizowana. Strony z góry umawiają się na osiągnięcie rezultatu w postaci wykonania dzieła tj. oprogramowania/systemu informatycznego. Dodatkowe usługi np. utrzymaniowe mogą zostać uregulowane w umowie wdrożeniowej lub w odrębnej umowie (SLA).
Umowa w metodyce Agile
W przypadku metod zwinnych (np. scrum, kanban) Strony dążą do osiągnięcia celu – stworzenia rozwiązania IT – w oparciu o bieżącą weryfikację założeń Zamawiającego. Skutkiem czego proces tworzenia oprogramowania opiera się na krótkich etapach – serii powtarzalnych sprintów. Każdy sprint zakłada:
- projektowanie
- kodowanie
- testowanie
Ścisła współpraca Zamawiającego z Wykonawcą jest w takim modelu niezbędna. Klient na bieżąco widzi kolejne efekty pracy, dostarcza feedback a Software House może stopniowo wprowadzać zmiany i tworzyć kolejne elementy oprogramowania.
Agile znajduje zastosowanie w procesie tworzenia innowacyjnych rozwiązań IT, których założenia nie mogą zostać konkretnie określone już na początku współpracy.
Co powinna regulować umowa wdrożeniowa?
Oprócz standardowych postanowień w umowie wdrożeniowej powinny zostać uregulowane:
- Przedmiot umowy, który określa na co strony się umawiają. W zależności od stosowanej metodyki oraz szczegółowości założeń określenie rezultatu – w postaci planowanego rozwiązania IT – będzie ogólne (Agile) lub bardziej konkretne (Waterfall).
- Etapy wdrożenia, czyli zarządzanie realizacją umowy wraz z harmonogramem prac. Ramy czasowe mogą być określone precyzyjnie (Waterfall) lub ramowo (Agile).
- W przypadku sztywnych ram czasowych dodatkowo powinna się znaleźć procedura odbioru po każdym etapie i odbioru końcowego.
- W modelu zwinnym z kolei warto opisać m.in.: jak będzie wyglądać praca w sprintach, jak będą zatwierdzane kolejne iteracje oraz w jaki sposób będą wprowadzane zmiany.
- Wynagrodzenie, czyli budżet projektu IT, wraz ze wskazaniem terminu płatności. Wynagrodzenie należne wykonawcy może być określone wg formuły:
- Fixed price – wynagrodzenie określone z góry. Stosowane w sytuacji, gdy strony już w momencie podpisywania umowy wiedzą jakie rozwiązanie ma powstać i jaki nakład pracy będzie do tego potrzebny. Formuła korzystniejsza dla Zamawiającego.
- Time&Materials – w systemie MH (man-hour) lub MD (man-days), czyli rzeczywista liczba godzin poświęcona na wdrożenie. Formuła korzystniejsza dla Wykonawcy.
- Time&Materials z Capem – czyli formuła, w której po osiągnięciu określonej liczby godzin przez Wykonawcę strony ustalają tzw. CAP polegający na np. wskazaniu innej stawki godzinowej czy wstrzymaniu prac.
- Zasady współpracy stron – istotne zwłaszcza w umowach agile, opisujące obowiązki i uprawnienia zarówno Wykonawcy jak i Zamawiającego m.in. gwarancja software house’u na wdrożenie, ograniczenie odpowiedzialności w sytuacji braku współpracy Zamawiającego czy zakaz przejmowania pracowników przez klienta.
- Prawa autorskie do dzieł wytworzonych w ramach wdrożenia, w formie przeniesienia praw autorskich majątkowych lub udzielenia licencji (wyłącznej lub niewyłącznej) na korzystanie z danego rozwiązania.
- Przetwarzanie danych osobowych – określenie zasad odpowiedzialności za naruszenie przepisów RODO i postanowień umowy dot. ochrony danych osobowych.
- Zasady zachowania poufności i kar umownych za ich naruszenie – jeśli wcześniej nie została zawarta odpowiednia umowa.
- Exit plan tzn. ustalenie możliwości rozwiązania umowy wraz z mechanizmem rozliczenia pomiędzy stronami. W zależności od charakteru umowy będziemy mieli do czynienia z odstąpieniem lub wypowiedzeniem umowy.
Stoją przed Tobą nowe wyzwania i szukasz konkretnej odpowiedzi?
Uzupełnij formularz kontaktowy lub napisz do mnie na kontakt@kancelariakansy.pl
Możemy umówić się na rozmowę telefoniczną, wideokonferencję lub spotkanie w biurze w Katowicach, jednak proszę o wcześniejszą wiadomość e-mail.