Umowy IT
Każda branża mierzy się z określonymi wyzwaniami. Nie inaczej jest w sektorze IT. Umowy zawierane przez osoby i podmioty w tej branży mają swoją specyfikę i wymagania. Dlatego też zawarcie odpowiednich kontraktów jest istotne dla zabezpieczenia swoich interesów i relacji z partnerami biznesowymi. Kluczowymi kwestiami, którym warto poświęcić uwagę są: sposób realizacji projektu, odpowiedzialność stron przedsięwzięcia i ochrona IP.
W jaki sposób mogę ci pomóc w zakresie umów IT?
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) to jedna z bardziej standardowych umów zawieranych w branży IT i nowych technologii.
NDA określa m.in. jakie informacje strony uznają za poufne, cel wykorzystania tych informacji, czas trwania obowiązku poufności czy wysokość kary umownej za bezprawne ujawnienie informacji poufnych.
Jej celem jest zabezpieczenie przed ujawnieniem informacji istotnych dla przewagi konkurencyjnej biznesu IT na rynku.
Umowa wdrożeniowa określa zasady współpracy zamawiającego i wykonawcy przy tworzeniu rozwiązania IT.
Przyjęta metodyka (Waterfall, Agile lub mieszana) ma wpływ na kształt kontraktu.
Waterfall przewiduje sztywny podział wdrożenia projektu na konkretne etapy i sformalizowaną współpracę. Praca w modelu Agile jest bardziej elastyczna. Zakłada sprinty (mikro etapy) i ścisłą współpracę zamawiającego z wykonawcą. Strony rozumieją, że założenia mogą ulec zmianie i mają na uwadze ewentualne modyfikacje w przyszłości.
Analiza przedwdrożeniowa może być jednym z etapów wdrożenia projektu IT w metodyce Waterfall.
Czasami strony decydują się na zawarcie osobnej umowy na analizę przedwdrożeniową w przypadku wdrożenia w przedsiębiorstwie bardziej złożonego rozwiązania IT. Faza przygotowawcza pozwala określić przedmiot umowy wdrożeniowej.
Zamawiający definiuje swoje potrzeby i we współpracy z Wykonawcą ustala szczegóły planowanego rozwiązania w zakresie m.in. funkcjonalności oprogramowania, integracji z posiadanymi dotychczas systemami czy jego obsługi i utrzymania. Dodatkowo analiza przedwdrożeniowa pozwala oszacować rzeczywisty budżet, harmonogram prac i sprawdzić, jak układa się współpraca pomiędzy przedsiębiorcą a software house’m, a następnie podjąć decyzję co do jej kontynuowania.
PoC i MVP to kolejne, odrębne etapy tworzenia danego produktu. Nie są obowiązkowe, aczkolwiek ich przeprowadzenie może w znacznym stopniu ograniczyć fiasko wdrożenia oprogramowania.
Proof of Concept (PoC)
Ma na celu weryfikację koncepcji biznesowej i funkcjonalności technicznych produktu na wstępnym etapie rozwoju. To wersja produktu, która nie jest jeszcze przystosowana do użycia przez klientów. Dzięki PoC twórca może sprawdzić podstawowe założenia projektu.
Mimo, że PoC stanowi wstępny zarys produktu i nie jest udostępniony szerszemu gronu odbiorców, warto już na tym etapie zadbać o kwestie praw własności intelektualnej (prawa autorskie, licencje, znaki towarowe), ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Zlecenie przeprowadzenia PoC podmiotom zewnętrznym już generuje potrzebę zawarcia odpowiedniej umowy.
Minimum Viable Product (MVP)
To kolejny, bardziej zaawansowany etap. Twórca udostępnia użytkownikom wstępny produkt, z ograniczonym zakresem funkcji. Pozwala to na zebranie niezbędnego i rzeczywistego feedbacku od klientów.
Już na tym etapie twórca udostępniając oprogramowanie świadczy usługi drogą elektroniczną. Aby zrobić to zgodnie z prawem koniecznym jest opracowanie i udostępnienie użytkownikom regulaminu świadczenia usług i polityki prywatności oraz spełnienia innych wymogów prawnych.
Dodatkowo należy zadbać o zawarcie prawidłowych umów m.in. w zakresie uzyskania licencji na oprogramowanie, współpracy z partnerami biznesowymi czy współpracownikami i pracownikami.
Umowa o świadczenie usług programistycznych B2B określa jakiego rodzaju prace lub czynności są wykonywane przez Usługodawcę – developera freelancera.
Zawierana jest najczęściej pomiędzy firmą, która nie ma własnego działu IT lub firmą IT potrzebującą wsparcia a programistą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą.
Istotnym jest, aby nie nosiła znamion umowy o pracę. Dlatego często funkcjonuje jako umowa ramowa na świadczenie usług zawierana na czas nieokreślony. Ich zakres zostaje wówczas określony w specyfikacji lub każdorazowo w zamówieniu. Wynagrodzenie jest wówczas rozliczane metodą time&materials.
Ważną częścią takiej umowy jest kwestia własności intelektualnej wytworzonych przez developera rozwiązań. Dla Usługobiorcy najkorzystniejszym rozwiązaniem jest przeniesienie praw autorskich.
Umowa na body leasing ma charakter czysto usługowy. Określa zasady udostępnienia Usługobiorcy specjalistów danej firmy IT o określonych kompetencjach. Stanowi alternatywę dla procedury rekrutacji.
Usługą w takich umowach jest udostępnienie pracowników a nie wykonanie określonego dzieła czy usługi serwisowe. Dlatego Usługodawca nie odpowiada za rezultat pracy specjalistów a za udostępnienie klientowi pracowników o odpowiednich kompetencjach oraz ich obsługę kadrowo-płacową.
Może funkcjonować jako umowa jednorazowa lub umowa ramowa z procedurą składania zamówienia. Istotną częścią umowy o body leasing jest określenie zasad współpracy.
Umowa SLA (ang. Service Level Agreement) określa gwarantowany poziom świadczonych przez Usługodawcę dla klienta usług IT. W obrocie zamiennie nazywana umową serwisową lub utrzymaniową. Zawierana głownie w relacjach B2B.
Na podstawie SLA Usługodawca może się zobowiązać m.in. do:
- usunięcia błędów i awarii systemu informatycznego klienta – w czasie ściśle określonym w zależności od kategorii błędu
- zapewnienia ciągłości infrastruktury informatycznej klienta np. w zakresie wydajności
- aktualizacji systemu
- udzielenia konsultacji czy innych usług powiązanych z działaniem oprogramowania
W umowie powinny zostać wskazane konkretne zasady świadczenia usług IT m.in. dot. ich jakości i czasu realizacji. Strony ustalają szczegółowo: kategorie błędów, zasady ich zgłaszania i usuwania, model rozliczeń oraz czas obowiązywania umowy. Istotnym elementem SLA jest określenie poziomu dostępności infrastruktury, który ma zapewnić Usługodawca. W sytuacji braku usunięcia awarii systemu w terminie czy nie zapewnienia ustalonej ciągłości infrastruktury, Usługodawca zostaje najczęściej obciążony karą umowną.
W ramach umowy SaaS (ang. Software as a Service) dostawca udostępnia oprogramowanie użytkownikowi za pomocą przeglądarki lub API (interfejs oprogramowania), w zamian za opłatę. Funkcję umowy może spełniać regulamin aplikacji lub oprogramowania.
Oprogramowanie nie jest instalowane ani pobierane na komputer użytkownika, znajduje się na serwerach dostawcy lub osoby trzeciej. W tym modelu świadczenia usług dostawca odpowiada za utrzymanie oprogramowania (SLA) oraz najczęściej również za aktualizację, helpdesk i jego rozwój. Dlatego umowa powinna zawierać zasady odpowiedzialności dostawcy w tym zakresie.
Umowa SaaS powinna określać w szczególności:
- funkcjonalności oprogramowania
- reguły dostępu i korzystania z oprogramowania
- kwestie dot. praw autorskich i zasad korzystania z oprogramowania w tym zakresie (licencja)
- zasady działania w zakresie ochrony danych osobowych użytkownika
Umowa założycieli nie jest regulowana przepisami, strony przy jej zawarciu korzystają ze swobody umów. W ostatnich latach staje się coraz bardziej popularna.
Celem Founders’ Agreement jest opisanie pomysłu biznesowego i jego założeń, wskazanie relacji pomiędzy założycielami czy określenie dalszych kroków związanych z założeniem spółki. Nie zawsze będzie to PSA, w niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Founders’ Agreement zawierana jest pomiędzy założycielami jeszcze zanim strony rozpoczną formalną współpracę biznesową w ramach start upu. Nie jest umową spółki, dlatego nie podlega obowiązkowemu wpisowi do KRS. Tym samym kwestie w niej określone nie będą dostępne dla osób postronnych.
Zawarcie takiej umowy już na wczesnym etapie współpracy ma wiele zalet. Przede wszystkim pozwala jasno określić cele biznesowe i w przyszłości uniknąć sporów w zakresie kwestii, które będą miały znaczenie przy formalizacji współpracy.
Founders’ Agreement powinna regulować przede wszystkim:
- rodzaj i wielkość wniesionych wkładów każdego z założycieli
- wielkość udziałów
- relacje między założycielami m.in. podział obowiązków
- w jaki sposób będą podejmowane decyzje
- formę komunikacji między założycielami
- exit plan, czyli procedurę wycofania się założycieli z przedsięwzięcia na etapie poprzedzającym założenie spółki
- sytuacje skutkujące wykluczeniem pojedynczych założycieli
- kwestie związane z własnością intelektualną
Kwestia przeniesienia praw autorskich jest jedną z kluczowych w branży IT. Może zostać uregulowana jako część np. umowy o świadczenie usług IT ale czasami jest zawierana jako osobny kontrakt.
Szczegóły znajdziesz tutaj.
Licencja zamiast przeniesienia praw autorskich umożliwia korzystanie z programu na zasadach określonych w umowie. W branży IT w przeważającej części zastosowanie znajduje licencja niewyłączna, która umożliwia korzystanie z oprogramowania jednocześnie nieograniczonej liczbie podmiotów.
Szczegóły znajdziesz tutaj.
Zakaz konkurencji może stanowić element innej umowy (np. B2B, UoP, umowa zlecenie) lub funkcjonować jako osobny kontrakt. Obejmuje on obowiązek powstrzymania się przed świadczeniem usług czy pracy na rzecz podmiotu konkurencyjnego wobec danej firmy IT. Często również zakłada zakaz prowadzenia samodzielnej działalności konkurencyjnej w stosunku do Usługobiorcy/Pracodawcy.
Umowa o zakazie konkurencji powinna przede wszystkim określać co konkretnie strony rozumieją przez działalność konkurencyjną, od której ma się powstrzymać Usługodawca/Pracownik. Dodatkowo istotne jest wskazanie czasu trwania zakazu i ustalenie kary umownej na wypadek jego naruszenia. Jednocześnie trzeba zwrócić uwagę na to, aby nie naruszyć w ten sposób równowagi kontraktowej stron.
Umowa tego rodzaju jest przykładem umowy o wykonanie projektu IT. Najczęściej występuje w formie umowy o dzieło, ewentualnie jako umowa zawierająca dodatkowe elementy umowy o świadczenie usług.
Zakłada stworzenie konkretnej aplikacji na podstawie specyfikacji projektu. Software House odpowiada za osiągnięcie rezultatu określony w umowie. Wynagrodzenie jest najczęściej określane w formule Fixed price. Kontrakt powinien określać: etapy pracy – harmonogram, zasady współpracy stron, procedurę odbioru czy kwestie IP.
Umowa z rodzaju umów na wykonanie projektu IT. Określa zasady stworzenia strony internetowej przez Wykonawcę w zamian za ustalone wynagrodzenie. Rezultatem jest powstanie strony lub serwisu internetowego o konkretnych funkcjonalnościach i wyglądzie.
Dla kogo jest ta usługa?
- Software House
- Firmy IT
- Start up IT
- Kontrahenci firm IT
- Specjaliści IT m.in.: programiści, developerzy, designerzy
Dlaczego warto?
Argument o oszczędności Twojego czasu jest dosyć oczywisty. Zajmujesz się tym na czym znasz się najlepiej a formalności pozostawiasz mnie.
Moim głównym celem w pracy z umowami jest zwiększenie ich zrozumiałości i przejrzystości dla klientów. (Nie ma nic gorszego niż wielostronicowy dokument, naszpikowany prawniczymi określeniami, którego żadna ze stron nie rozumie. W tym prawnik.)
Dodatkowo dbam o dostosowanie treści kontraktu do Twoich potrzeb i ograniczenie ryzyk.
Jakie są skutki takiej metodyki?
- Budujesz wizerunek profesjonalisty w oczach kontrahenta. Współpraca przebiega sprawniej i w lepszej atmosferze, kiedy obie strony wiedzą na co się umawiają.
- Zrozumiałe umowy i regulaminy wzbudzają zaufanie i ograniczają ryzyko nieprozumień i sporów z Twoimi partnerami biznesowymi czy klientami.
- Pracownicy rozumieją procesy wdrożone w Twojej firmie, co przyspiesza działanie przedsiębiorstwa i osiąganie założonych celów.
Jak przebiega proces tworzenia umów?
Po otrzymaniu maila, prześlę Ci pytania, które pozwolą określić Twoje potrzeby, oczekiwania dot. umowy, ryzyka jakie zauważasz oraz pozycję negocjacyjną.
Dbam o efektywność i organizację pracy, dlatego głównym kanałem komunikacji z kancelarią jest poczta e-mail. Jednocześnie dążę do skrócenia do minimum czasu od otrzymania Twojej wiadomości do mojej odpowiedzi na nią.
W następnym kroku otrzymujesz ofertę, która zawiera cenę usługi, czas przygotowania dokumentu, oraz zasady współpracy. Dzięki uzyskanym wcześniej informacjom otrzymujesz wycenę, która uwzględnia rzeczywisty nakład pracy i koszty.
Po akceptacji warunków współpracy przystępuję do działania.
Przygotowuję roboczą wersję dokumentu i przesyłam ją Tobie.
Ten etap przewiduje Twoje ewentualne propozycje zmian lub sugestie.
Przygotowuję ostateczną wersję umowy i przesyłam ją Tobie.
Jeżeli na tym etapie będziesz mieć jakieś dodatkowe pytania, wyjaśnię Twoje wątpliwości.
W razie konieczności zapewnię Ci wsparcie prawne w negocjacjach Twojej umowy.
Jak rozpocząć współpracę?
- Skorzystaj z formularza kontaktowego lub wyślij wiadomość e-mail na kontakt@kancelariakansy.pl. Opisz jakiego rodzaju wsparcia potrzebujesz w zakresie umów IT.
- Po przesłaniu wiadomości skontaktuję się z Tobą, ustalimy szczegóły i priorytety.
- Następnie wyślę Ci ofertę zawierającą wycenę oraz zasady współpracy.
- Po zaakceptowaniu jej przez Ciebie i podpisaniu umowy – zabieram się do działania.
Dbam o efektywność i organizację pracy, dlatego głównym kanałem komunikacji z kancelarią jest poczta e-mail. Jednocześnie dążę do skrócenia do minimum czasu od otrzymania Twojej wiadomości do mojej odpowiedzi na nią.
Może Cię zainteresować: Cyberprzestępczość prawo karne
Stoją przed Tobą nowe wyzwania i szukasz konkretnej odpowiedzi?
Uzupełnij formularz kontaktowy lub napisz do mnie na kontakt@kancelariakansy.pl
Możemy umówić się na rozmowę telefoniczną, wideokonferencję lub spotkanie w biurze w Katowicach, jednak proszę o wcześniejszą wiadomość e-mail.