Body leasing w branży IT działa jako alternatywa dla standardowej, własnej rekrutacji pracowników. Jest rodzajem outsourcingu jednego lub kilku specjalistów IT na rzecz Usługobiorcy. Dzięki tej usłudze firma może skorzystać z umiejętności zewnętrznych specjalistów, którzy posiadają kompetencje aktualnie potrzebne w projekcie, np. w zakresie konkretnej technologii. Na co zwrócić szczególną uwagę, podpisując umowę regulującą współpracę w tym zakresie i co powinno się znaleźć w jej treści? O tym przeczytasz poniżej.
Czym jest umowa na body leasing?
Umowa na body leasing jest umową nienazwaną tzn., że nie jest regulowana bezpośrednio w kodeksie cywilnym. Ma charakter czysto usługowy. Usługodawca zobowiązuje się do stałego świadczenia, tj. wynajmu/udostępnienia specjalistów o określonych kompetencjach (np. developerów), na rzecz Usługobiorcy przez określony czas.
Usługodawcą może być firma outsourcingowa specjalizująca się w tego typu usługach, ale również software house, czy w branży Game Dev – studio developerskie. Usługobiorcą z kolei jest klient, który potrzebuje zewnętrznego wsparcia w projekcie, np. firma nieposiadająca swojego działu IT albo software house poszukujący brakującego zaplecza osobowego, który nie ma potrzeby dodatkowego długoterminowego zatrudnienia.
TIP 1#
Oprócz dokładnego oznaczenia stron, w umowie należy wskazać konkretne informacje:
- dane pracowników (imię i nazwisko),
- ich kompetencje,
- czas, na jaki zostają oddelegowani do prac pod nadzorem Usługobiorcy,
- stawkę godzinową za pracę danego specjalisty.
Lista specjalistów może stanowić załącznik do umowy.
Umowa na body leasing a umowa wdrożeniowa
Może się wydawać, że umowa wdrożeniowa i body leasing dot. de facto tego samego – stworzenia czy implementacji rozwiązania IT. Jednak przyglądając się tej kwestii szczegółowo, znajdziemy elementy, które świadczą o odmienności ww. kontraktów. Poniżej przykładowe różnice.
Za co odpowiada Wykonawca?
- Umowa wdrożeniowa: istotą relacji pomiędzy stronami jest budowa, dostosowanie lub implementacja rozwiązania IT. Znaczenie ma zatem efekt prac Wykonawcy/Usługodawcy.
- Body leasing: Usługodawca nie odpowiada za realizację projektu – jakość czy sposób pracy udostępnionego personelu. Jego obowiązkiem jest wyłącznie dostarczenie specjalistów o określonych kompetencjach. Odpowiada za ciągłość ich prac, nie za efekt.
Kto dostarcza narzędzi do pracy dla specjalistów?
- Umowa wdrożeniowa: Wykonawca/Usługodawca.
- Body leasing: obowiązkiem Usługobiorcy jest udostępnienie sprzętu, dostępu do oprogramowania czy miejsca w biurze.
Kto nadzoruje prace specjalistów i odpowiada za dowiezienie projektu?
- Umowa wdrożeniowa: jest to oczywiście Wykonawca/Usługodawca.
- Body leasing: pracę specjalistów nadzoruje Usługobiorca, który również odpowiada za powodzenie projektu. Osiągnięty efekt prac specjalistów nie jest istotą body leasingu.
Mimo że specjalista pracuje na rzecz klienta, to Usługodawca odpowiada za kwestie kadrowo-płacowe i rozliczenie ze specjalistami.
Czy umowa obejmuje dodatkowe usługi?
- Umowa wdrożeniowa: tak, np. usługi programistyczne, SLA czy serwis.
- Body leasing: nie.
TIP 2#
Jak widzisz, umowa na body leasing nie jest umową rezultatu i jej istotą nie jest wykonanie określonego rozwiązania IT tylko udostępnienie klientowi konkretnych specjalistów.
Aby nie pozostawiać wątpliwości co do charakteru umowy, a co za tym idzie zakresu odpowiedzialności stron – warto zawrzeć w niej postanowienie, które jednoznacznie potwierdza, że podpisywana umowa jest umową o świadczenie usług.
Body leasing a team leasing – o czym warto pamiętać?
Innym rodzajem takiej umowy jest team leasing. Polega na outsourcingu całego zespołu specjalistów często razem z Project Managerem.
TIP 3#
W tym przypadku warto precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności Usługodawcy. Pozwoli to uniknąć ewentualnych wątpliwości Usługobiorcy w zakresie tego, kto odpowiada za realizację projektu. Mimo outsourcingu PM’a – należy pamiętać, że to klient w dalszym ciągu odpowiada za nadzór i dowiezienie projektu.
Zasady współpracy
Przepisy nie regulują konkretnie, jakie kwestie powinny zostać określone w umowie, dlatego strony korzystają w tym zakresie ze swobody umów. Jeśli chodzi o branżę IT i zasady współpracy, w umowie powinny się znaleźć:
- Wymiar godzinowy dostępności specjalistów
Klient może chcieć się rozliczać w oparciu o tzw. time sheet niezależnie od przepracowanych przez specjalistów godzin, ale najczęściej wprowadzane są limity w tym zakresie. Określone dni robocze (MD – man-days) pozwalają określić Usługobiorcy budżet na realizację projektu, a Usługodawcy – dostępność konkretnych specjalistów.
- Osoby decyzyjne
W umowie warto wskazać osoby (1 lub 2 dla każdej ze stron), które będą uprawnione do podejmowania wiążących decyzji.
- Sprawdzenie specjalisty
Warto określić, czy klient będzie mógł przed rozpoczęciem prac sprawdzić kompetencje specjalistów i na jakich warunkach (np. poprzez wykonanie danego zadania). Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć ryzyko późniejszego usunięcia specjalisty z projektu.
- Wyłączenie specjalisty ze świadczenia usług
W interesie Usługobiorcy jest określenie wszystkich sytuacji, w których będzie mógł żądać wykluczenia specjalisty ze świadczenia usług. Przykłady:
- brak posiadania oczekiwanych umiejętności określonych w umowie,
- notoryczne niestawianie się do pracy,
- ignorowanie zasad organizacji pracy u klienta.
Dodatkowo należy określić, jak wygląda procedura zastąpienia danej osoby, tj. w jakim terminie Usługodawca będzie zobowiązany do oddelegowania specjalisty o tych samych lub zbliżonych kwalifikacjach.
TIP 4#
Dla Usługodawcy z kolei ważnym postanowieniem będzie uregulowanie sytuacji, gdy w wyniku siły wyższej, np. choroby, specjalista nie może się stawić i świadczyć usług. Wówczas w treści umowy powinna znaleźć się klauzula o wyjątku w tym zakresie oraz braku negatywnych konsekwencji z tym związanych dla Usługodawcy i specjalisty.
- Sposób i zasady świadczenia usług
Umowa powinna regulować również:
- gdzie specjaliści będą świadczyć swoje usługi (stacjonarnie – w biurze klienta czy zdalnie),
- kwestie udostępnionych narzędzi do wykonywania zleconych usług (sprzęt, oprogramowanie).
- Zakaz przejęcia specjalistów przez klienta
Zawarcie w treści umowy takiego zakazu jest oczywiście w interesie podmiotu udostępniającego specjalistów.
TIP 5#
Aby zakaz miał rzeczywiste znaczenie, należy dodatkowo określić:
- wysokość kary umownej za złamanie zobowiązania (za każdy przypadek),
- okres jego obowiązywania: w trakcie umowy i w terminie X od jej zakończenia,
- sposób naliczania kary.
Co jeszcze powinna określać umowa na body leasing?
Oprócz zasad współpracy jest jeszcze kilka innych kwestii, które warto uregulować:
- Procedura ofertowania
- Procedura odbioru
- Wynagrodzenie
- sposób wyliczenia całkowitej kwoty wynagrodzenia (np. X godzin danego specjalisty*stawka specjalisty) + wskazanie czy jest to kwota netto, czy brutto,
- sposób zapłaty (np. przelew na rachunek bankowy),
- termin płatności (np. 14 dni od dnia wystawienia faktury VAT),
- sposób przekazania faktury VAT Zamawiającemu (np. e-mailem).
- Wstrzymanie się Usługodawcy od dalszego świadczenia usług
- Stan pandemii
- Zasady poufności i ochrony danych osobowych
- jakie informacje i dane strony uznają za poufne oraz objęte tajemnicą przedsiębiorstwa,
- przez jaki okres trwa zakaz ujawniania tych danych,
- zobowiązanie do niewykorzystywania informacji poufnych w innych celach niż wykonanie umowy,
- objęcie złamania zakazu karą umowną.
Jeżeli umowa na body leasing jest jednorazowa, sytuacja jest prosta. Jednak przy stałej współpracy może mieć ona również formę umowy ramowej. Wówczas należy opisać, w jaki sposób Usługobiorca będzie składał zapytanie, a Usługodawca na nie odpowiadał. Istotne jest, aby wskazać, w którym momencie dochodzi do zawarcia umowy w ramach nowego zamówienia.
Umowa o body leasing ma charakter usługowy, zatem nie chodzi o znany nam z umowy o dzieło odbiór rezultatu prac. W tej sytuacji chodzi o opisanie, w jaki sposób klient akceptuje time sheet przedstawiony mu przez Usługodawcę.
Aby nie było w tym zakresie wątpliwości warto szczegółowo opisać:
TIP 6#
W sytuacji ustalenia konkretnej liczby godzin pracy specjalistów zamówionych przez klienta, korzystne dla Usługodawcy jest dodanie postanowienia, zgodnie z którym Usługobiorca zapłaci wynagrodzenie za wszystkie zamówione godziny pracy specjalisty, nawet jeżeli nie wykorzysta ich wszystkich.
Warto dodatkowo wskazać sytuacje, których wystąpienie uprawnia do zaprzestania dalszego świadczenia usług, np. gdy klient nie uiścił należnego wynagrodzenia.
Pandemia może zostać określona jako przypadek siły wyższej – zdarzenia zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, a także niezależnego od Usługodawcy, które wystąpiło po wejściu w życie umowy na body leasing.
Od kilku lat standardem jest wpisywanie w treść umowy pandemii jako przypadku siły wyższej, który zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy. Warto również dokładnie określić procedurę zawiadomienia klienta o zaistnieniu takiej sytuacji i jej skutków (np. o przesunięciu terminów realizacji zobowiązań na czas trwania przeszkody).
W treści umowy, jeżeli wcześniej nie została podpisana NDA, należy określić:
Dodatkowo ważne jest ustalenie, jak strony będą przetwarzać dane osobowe. Jeżeli realizacja umowy będzie wymagała przetwarzania danych osobowych przez specjalistów oddelegowanych przez Usługodawcę – konieczne będzie zawarcie przez strony dodatkowej umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych i udzielenie specjaliście odpowiedniego upoważnienia w tym zakresie.
Jak uregulować prawa autorskie w umowie na body leasing?
Aby Usługobiorca mógł legalnie korzystać z utworów, które powstaną w wyniku prac specjalistów, powinien zadbać o kwestię praw autorskich.
W przypadku body leasingu mamy dwuetapowe przeniesienie praw autorskich:
- specjalista > Usługodawca,
- Usługodawca > klient.
Dlatego w pierwszej kolejności w umowie powinno zostać określone, że z chwilą przekazania klientowi utworów, które powstaną w wyniku prac specjalistów, Usługodawca przenosi na klienta majątkowe prawa autorskie i prawa zależne do tych utworów.
TIP 7#
Ważne, aby w treści kontraktu wymienić wszystkie pola eksploatacji, czyli sposoby wykorzystania utworu (rozpowszechnianie, zwielokrotnianie), np. prawo do zwielokrotniania kodu czy udostępniania go w internecie. Nie wystarczy powołać się na przepis w ustawie!
Prawa autorskie zostaną przeniesione tylko w zakresie tych pól, które zostaną wskazane w umowie.
Więcej o polach eksploatacji i prawach autorskich przeczytasz tutaj.
W drugiej kolejności musimy zadbać o kwestie dot. przeniesienia majątkowych praw autorskich ze specjalisty na Usługodawcę.
TIP 8#
Jak możesz to zrobić?
- Umieścić w treści umowy oświadczenie Usługodawcy o tym, że przysługują mu prawa autorskie do utworów stworzonych przez specjalistów.
- Zobowiązać Usługodawcę do załączenia fragmentu umowy zawartej ze specjalistą dotyczącego przeniesienia majątkowych praw autorskich.
- Skoordynować jednoczesne podpisanie umowy o przeniesienie praw autorskich ze specjalistów na Usługodawcę oraz umowy na body leasing.
Pamiętaj, że umowa, w której zawarte są postanowienia dot. przeniesienia praw autorskich, wymaga formy pisemnej, co oznacza, że skany nie wystarczą. Brak właściwej formy skutkuje tym, że nie przysługują Ci prawa do utworu.
Czy i jak Usługodawca może ograniczyć swoją odpowiedzialność?
Usługodawca powinien zadbać o to, aby nie odpowiadać za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy bez ograniczeń. Może to zrobić, wprowadzając do umowy zapisy o:
- ograniczeniu odpowiedzialności, np. do wysokości x% wynagrodzenia za całość lub część umowy,
- wyłączeniu odpowiedzialności za utracone korzyści (standard w branży IT) i wystąpienie okoliczności siły wyższej.
Z kolei w interesie Usługobiorcy jest umieszczenie w treści umowy wyjątków od ograniczenia odpowiedzialności drugiej strony np. w sytuacji:
- wyrządzenia szkody umyślnie,
- naruszenia zasad poufności,
- naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych.
Chcesz skorzystać z rozwiązania, jakim jest body leasing? Umowa jego dotycząca powinna być skrupulatnie opracowana, aby precyzyjnie określić warunki współpracy, zabezpieczyć interesy obu stron i zapobiec nieporozumieniom w przyszłości. Jeśli nie dysponujesz wiedzą w tym zakresie – skorzystaj z pomocy kompetentnego prawnika nowych technologii. Zainteresowanych zapraszam do kontaktu z moją kancelarią, która zajmuje się obsługą branży IT!
Źródło zdjęcia: Mikhail Nilov
Teksty umieszczone na Linkedin lub mojej stronie internetowej mają charakter wyłącznie edukacyjny. Proszę nie traktuj ich jako porady prawnej w konkretnej sprawie. Sposób stosowania przepisów może się znacznie różnić w zależności od danej sytuacji. Informacje zawarte w artykułach nie dotyczą konkretnej sprawy a każdy stan faktyczny wymaga odrębnej analizy prawnej.